I.4.5. Vpis v glasbeno šolo

Po predstavitvenem nastopu ali hkrati z njim pripravim dopis za starše z informacijami o vpisu in informativnem sestanku, ki sledi predstavitvenemu nastopu. Informativni sestanek je v popoldanskem času, povabljeni pa so vsi starši, katerih otroci se zanimajo za vpis v GŠ. Na informativni sestanek je zaželeno, da pridejo vsi učitelji, ki poučujejo v GŠ, da se predstavijo in seznanijo s starši. Na sestanek prinesem tudi vpisne liste, da se lahko učenci, ki so se za instrument odločili, tudi že vpišejo v GŠ. Vpis traja do konca aprila, ko zbiram vpisne liste, ki jih potem po mailu pošljem učiteljem instrumenta. Učitelji instrumenta mi posredujejo svoje odločitve o sprejetju učencev v GŠ. Običajno pred ali po počitnicah staršem sprejetih učencev tudi pošljem mail o sprejetosti v GŠ. Tiste starše, kjer učenci niso sprejeti na želen instrument zaradi prevelikega vpisa, običajno pokliče vodja GŠ in skupaj poskušajo najti druge rešitve.

Vsi vpisni listi so v fizični obliki po letih vpisa shranjeni v ognjevarni omari, naredim pa tudi scan kopije, ki jih hranimo v Bazi podatkov na serverju. Po vpisnih listih tudi nadgradim bazo podatkov, ki vsebuje vse ključne informacije o vpisanih učencih, ki jo ažurno posodabljam in konec septembra pošljem tudi Alenki Lednik, da ima informacije o vseh vpisanih učencih za obračun šolnin. V juniju naredimo tudi poseben nastop za podpis pogodb, na katerega povabimo na novo vpisane učence s starši. To je postala že utečen primer dobre prakse, ki ga izvajamo že nekaj let. Na učenca pripravim dve kopiji pogodb o šolnini, ki ju starši po nastopu izpolnijo, jaz jih zberem in nesem v tajništvo, kjer jih požigosajo in izročijo Alenki Lednik, ki jih ima shranjene v fasciklu. Tistim, ki niso prisotni pošljem dva izvoda pogodb skupaj z dopisom preko navadne pošte. Starši ju potem podpisane in izpolnjene vrnejo v tajništvo naše šole ali pa pošljejo nazaj po navadni pošti.

Konec avgusta vsakemu učitelju pošljem tudi seznam vseh njegovih učencev s ključnimi podatki o učencih (razred, razrednik, rojstni podatki, kontaktni podatki, naslov bivališča, alergije, …)