II.4.2. Arhiv

Velik del dela se opravi v zadnjem tednu pred zaključkom pouka, preden učencem in dijakom izročimo spričevala, zato je dobro, da ima odgovorni za arhiv v teh dneh čim manj pouka, predvsem pa nobenih nadomeščanj. Tudi po osem ur na dan in včasih tudi več je potrebno preživeti pred kopirnim strojem in računalnikom. Pravočasno si »rezerviramo« računalnik tik ob kopirnem stroju, da lahko sproti preimenujemo skene in jih pospravimo v ustrezne mape in podmape.

Učitelje razrednike konec meseca maja ali že prej na konferenci ali preko elektronskega sporočila seznanimo z datumom, do katerega morajo oddati spričevala za skeniranje. Skenira se spričevala za vsakega otroka posebej. Sken takoj preimenujemo z imenom in priimkom otroka.

Mape za posamezne razrede si na računalniku uredimo in poimenujemo že v mesecu maju.

Z razrednikoma obeh devetih razredov se dogovorimo, da so spričevala urejena vsaj en dan pred delitvijo spričeval, torej najkasneje 14.6. Vsako spričevalo posebej vključno z naslovnico poskeniramo, preimenujemo z imenom in priimkom otroka in ga spravimo v ustrezno mapo razreda na strežniku. Skeniramo tudi številčna spričevala za zadnje 3 razrede osnovne šole (7., 8., 9.r). Lahko skupaj z opisnimi spričevali za 9.razred za vsakega otroka posebej, če so narejena pravočasno, sicer skeniramo številčna spričevala posebej in jih tudi posebej poimenujemo.

Za skeniranje ostalih spričeval potrebujemo vsaj tri delovne dni, da je še znosno, če to dela ena sama oseba.

Nazadnje se običajno skenira spričevala gimnazijcev. Idealno je en dan pred delitvijo spričeval, včasih lahko to naredimo tudi dopoldan na dan delitve spričeval, če dijaki le ta dobijo popoldan pred odhodom na kres. Skeniramo spričevala vseh dijakov, tudi tistih, ki spričevala zaradi neopravljenih obveznosti ne prejmejo takoj po zaključku pouka. Z razredniki v gimnaziji se dogovorimo, kdaj po zaključku popravnih izpitov nam bodo predali dopolnjene mapice  s spričevali, da jih skeniramo v celoti, delne pa po ponovnem skeniranju izbrišemo.

Naša naloga je tudi, da učiteljem, ki to želijo, shranimo njihova stara spričevala, običajno za preteklo leto, na ključek. Spričeval ne pošiljamo po elektronski pošti. Učiteljem ne dajemo spričeval drugih učiteljev, razen če se posameznik z njimi dogovori.

Včasih kdo spričevalo izgubi in je zlasti pri zelo starih spričevalih potrebno poiskati opisna spričevala, iz katerih se potem razbere številčne ocene za posamezne predmete.

Hranimo tudi še vsa stara spričevala, ki niso arhivirana na strežniku. Ta se nahajajo v arhivi v vrtcu v kletnih prostorih. Ključ imam jaz, eden je v tajništvu.

Moja naloga je tudi arhiviranje in hranjenje vseh dnevnikov, tudi tistih za individualne ure. Hranim jih v ognjevarni omari na podstrešju.

Po pretečenem roku hrambe je potrebno popisati dokumente, ki jim je potekel zakonski rok hrambe. Nato sestavim zapisnik o uničenju gradiva, pridobim podpis direktorja in še ene odgovorne osebe iz šole ter dodam svoj podpis. (Vedno v dveh ali treh izvodih). Zapisniku priložim seznam gradiva, ki ga je potrebno uničiti ter se s Karmen dogovorim, da s hišniki uskladi odvoz gradiva, ki mu je potekel rok hrambe. Po uničenju mi Karmen vrne dvojnik zapisnika.

POROČILA PRETEKLIH ŠOLSKIH LET